Memiliki agenda bisnis dan tiba tepat waktu tidak akan memastikan bahwa semua hal akan berjalan sesuai rencana. Anda harus secara aktif menjaga percakapan agar tetap sesuai dengan yang diharapkan.

Dan cara terbaik untuk memulainya ialah dengan menerapkan aturan secara riil.

Sebelum membahas mengenai agenda rapat, perkenalkanlah tujuan dan hasil yang hendak dicapai. Kemudian, beritahukan sejumlah aturan dasar sehingga orang mengetahui agar bisa mencapai tujuan dengan lebih maksimal.

Misalnya, komitmen untuk memulai dan mengakhiri waktu rapat tepat waktu. Mintalah partisipasi dan keterbukaan semua peserta rapat dalam memberikan kontribusi berupa ide-ide baru.

Sepakatilah untuk mau saling mendengarkan dan menerapkan aturan yang melarang adanya interupsi saat seseorang sedang berbicara.

Jelaskan dengan gamblang bagaimana keputusan itu akan dibuat – kelompok seharusnya mengetahui apakah ini akan menjadi rapat keputusan grup, sebuah rapat yang akan membutuhkan masukan orang atau sebuah rapat yang membagikan keputusan yang sudah dibuat sebelumnya.

Dan sebelum memulai, jelaskan kebijakan mengenai aktivitas multitasking dan penggunaan perangkat seluler selama rapat dilaksanakan. (HBR/Akhlis)